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クリニックの電話業務に
よくあるお悩み
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電話業務の対応で患者の対応が遅くなる…
CallCall-IVR
電話対応が削減されるので
で解決！
ストレスフリー!よくある問い合わせは自動応答やSMSでシステムが対応できます。
受付での電話業務を最大9割削減！
※当社ユーザ利用実績
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発熱外来の問い合わせで電話がつながらない…
CallCall-IVR
発熱外来の
で解決！
問い合わせから解放！自由自在なコールフローを設計できるので発熱外来の問い合わせをWEBに集約させることができます。
リスト機能を使用することにより対象者に対して別のガイダンスを再生することもできます。
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健康診断の案内、予約のリマインドをしたい…
CallCall-IVR
医療者の工数を
で解決！
大幅削減！過去に健康診断を受診した患者に対してオートコールまたはSMSの一斉送信。
予約日が迫っている患者に対してのリマインドコールもしくはSMSによるリマインド。
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営業時間外の電話対応もしたい…
CallCall-IVR
営業時間外もIVRが
で解決！
自動対応！クリニックの営業時間終了後に事務所に電話を転送することにより、患者からの「電話がつながらない不満感を解消」することができます。 「新規患者のとりこぼしを防ぐ」ことで医院経営の安定化をアシスト。
ご利用イメージ
よくある問い合わせは自動音声やSMS送信で対応し、
医療者の対応が必要な場合は院内に転送します。
院内への転送をご利用の際は
受電用の電話番号が必要になります。
- ・コールコール利用時は、代表番号にかかってきた電話をボイスワープでコールコール専用の電話番号に転送します。
- ・自動音声応答やSMS送信で対応できない電話をクリニックで受ける際に、受電用に代表番号と異なる電話番号が必要になる場合があります。貴院の電話契約によりますので、詳しくは資料をダウンロードしてご覧いただくか、お問合わせください。
- ・コールコール専用の電話番号から電話を転送する際にご利用する電話番号になります。
健康診断のご案内（オートコール）
〇〇クリニックでございます。
このお電話は自動音声にて健康診断のご案内になります。
当クリニックの健康診断は〇月〇日から〇月〇日となっております。
予約受付可能日は〇月〇日からになります。
直前での予約になりますと大変込み合ってしまうため、なるべくお早めに予約をお願いします。
健康診断のご案内（SMSの場合）
〇〇クリニックでございます。
当クリニックの健康診断は〇月〇日から〇月〇日となっております。
予約受付可能日は〇月〇日からになります。
直前での予約になりますと大変込み合ってしまうため、なるべくお早めに予約をお願いします。
健康診断予約ページ
https://xxxxxxxx.co.jp
予約日の確認（オートコール）歯科の場合
〇〇デンタルクリニックでございます。
このお電話は自動音声にて予約日のご確認になります。
〇〇様のご予約日は〇月〇日〇時からとなっております。
診療開始5分前までに受付をお願いします。
予約日の確認（SMS）歯科の場合
〇〇デンタルクリニックでございます。
〇〇様のご予約日は〇月〇日〇時からとなっております。
診療開始5分前までに受付をお願いします。
お客様マイページ
https://xxxxxxxx.co.jp
サービスの特徴
コールコールはクリニックの
電話業務に特化した電話サービスです。
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専用電話番号の取得
時間のかかる電話番号の取得手続きは必要ありません。
お申し込み時に貴院専用の電話番号を発行してお渡しします。 -
自由な音声案内（ガイダンス）
管理画面からテキストを入力するだけで、簡単に音声案内（ガイダンス）を作成できます。
もちろん、録音した音声データを使うこともできます。
また、英語や中国語など多言語での電話対応も設定可能です -
着信フローの作成
問合わせ内容に応じたメニュー分岐を管理画面から簡単に作成できます。
ご用件に応じて音声で案内、SMS送信でウェブへ誘導、担当者につなぐなど、貴院専用の設定が可能です。 -
発信フローの作成
宛先の電話番号ごとに個別の来院予定日時を読み上げるなど、予約キャンセルによる損失を減少させることでクリニック経営の健全化に貢献。
患者様にお伝えしたい内容に応じたフローを自由に作成できます。 -
電話転送
音声案内やSMS送信で対応できない問合わせや緊急度の高い電話は、クリニックに電話を転送して、窓口で対応することができるため安心です。
電話帳のブラックリストを活用することで、営業電話は電話転送しないといった細かい制御が可能です。 -
転送スケジュール
曜日や時間帯で転送先の電話番号を指定できます。
クリニックの診療時間外であっても事務所やスタッフに転送することが可能です。 -
SMSによるWeb誘導
現在おかけになっている携帯電話、または希望の携帯電話に対し、あらかじめ設定したテキストやURLをSMSで自動送信します。
問い合わせ内容に応じて、クリニックの地図情報や、診療予約のURL などを送付することができます。 -
SMSの一斉送信
次回来院日時の確認や、クリニックからのお知らせなどをSMSで一斉送信することができます。
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SMSの双方向連携
患者様とSMSで送受信のやり取りができます。
来院日の変更希望や、ご相談のやり取りを手軽に行えます。 -
着信通知
（メール・Chatwork・Microsoft Teams・Slack・Google Chat・direct）着信した電話の内容をメールやチャットツールで受け取ることができます。
お名前や用件などの録音は文字起こしして通知するので、一目で内容がわかります。 -
休診日の登録
休診日や診療時間を登録できる機能があり、休診日と診療日で別々のガイダンス内容を切り替えられます。
管理画面から登録、変更ができるので、急な休診日にも対応できます。 -
音声録音（留守電）
患者様のご用件を録音（留守電機能）で受付することができます。
録音した音声は、管理画面やチャットツールから、いつでも確認できます。 -
自動文字起こし
録音した音声を自動で文字起こしすることができます。
音声を聞かなくても、手軽に用件を確認することができます。 -
着信履歴・対応メモ
患者様との過去の電話のやり取りの履歴が一覧で確認できます。
対応ステータスを更新することで、対応漏れを防ぐことができます。
また、対応メモと対応者を記録することができます。 -
リマインド機能
着信履歴のうち、未対応のものをチャットやメールにリマインドすることができます。
対応漏れを防止することができます。 -
電話帳リスト
電話番号と会社名・お名前を電話帳に登録することで、着信通知に患者様名や取引先名を表示することができます。
また、ブラックリストを活用して、営業電話は電話転送せず自動受付に回すことができます。
「コールコール」を導入し、もっとも成功しているコールフロー例を紹介します。
「コールコール」の
成功事例
導入クリニックでは、
最大91%の電話業務を自動化
しているケースもあります！
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診療時間のお問合せ
通話全体の31%
自動化
コールコール導入による
解決策！診療時間は自動音声でご案内。さらにはSMSによるオンライン予約を促すことでスタッフの対応が不要に。
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診療予約のお問合せ
通話全体の14%
自動化コールコール導入による
解決策！予約サイトのURLをSMSで送ることで診療予約の電話はスタッフの対応が不要に。
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場所、アクセス方法
のお問合せ通話全体の7%
自動化コールコール導入による
解決策！最寄り駅からの行き方は自動音声でご案内。さらにアクセスマップをSMSで送ることでスタッフの対応が不要に。
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新型コロナ・検査
のお問合せ通話全体の12%
自動化コールコール導入による
解決策！電話・メールでの対応はしていないことを自動音声でご案内。説明ページのURLをSMSで送信することでスタッフの対応が不要に。
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予防接種・ワクチン
のお問合せ通話全体の15%
自動化コールコール導入による
解決策！電話・メールでの対応はしていないことを自動音声でご案内。
説明ページのURLをSMSで送信することでスタッフの対応が不要に。 -
診療内容のお問合せ
通話全体の18%
自動化12%+有人対応6%
コールコール導入による
解決策！各診療科目ごとにそれぞれの案内を自動音声で再生。SMS送信希望者には科目ごとのリンクを送信。音声案内で解決するケースが12%スタッフと話したい人は6%
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その他問い合わせ
通話全体の3%
有人対応コールコール導入による
解決策！その他のお問合せのみスタッフにお繋ぎ。クリニックにかかってくる電話の91%は定型化された問い合わせであり、スタッフ対応が急務の電話は3%のみという結果。
導入事例
東京都渋谷区
医療法人社団霞山会MYメディカルクリニック様
電話業務を61%削減
することに成功
詳しく見る
【課題】
多い日は1日200件以上の電話問い合わせや電話予約があった当院。
代表電話と予約フォーム、問い合わせフォームを連携させて、できるだけ電話対応を軽減したいと考えました。
【導入後】
- 外来予約や健康診断予約の電話は、患者様の携帯に SMS送信してWeb予約受付のURLを案内。
- 複数あった電話番号を代表番号に統一。メニュー選択で担当につなぎ取次ぎの手間を削減。
首都圏
医療法人社団ナイズ
キャップスクリニック様
40%の電話業務効率化を
７つのクリニックで実現
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【課題】
受電が多く、話中になってしまい、結果的に患者様が何度も電話をかけてくるといった課題がありました。
医療機関・病院にとって重要な、「電話が繋がることでの安心感」を提供したいという思いから、音声応答の導入を検討していました。
【導入後】
- 患者様への情報配信として、ワクチンの在庫状況など、確実に情報が伝えられる。
- ビルの停電などで電話が繋がらないときでも、IVRが電話を自動受付してくれるので、「繋がらない」という状況を回避できる。
東京都練馬区
練馬区役所様
予約システムと連携して
ワクチン接種の電話予約を自動化
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【課題】
新型コロナウィルスのワクチン接種の予約受付を迅速に提供できるサービスを探していました。 予約空き情報のリアルタイム確認はもちろんですが、多数の接種会場が存在するため、電話音声にて、接種会場の読み上げと、予約内容の確認読み上げが可能なサービスを探していました。
【導入後】
- ウェブの操作に不慣れなシニア層でも、電話だけで予約完了できるので助かりました。予約内容の確認読み上げを行うことで、予約の変更やキャンセルも自動化することが出来ました。
- 予約完了までの電話業務を完全に自動化することで人員負荷を削減することが出来ました。
神奈川県川崎市
キウイファミリークリニック様
24時間365日、
情報提供できる体制に
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【課題】
新規開院にあたり、一部自動音声による電話案内に切り替えることに。
小児かかりつけ医制度を見据えて、電話問い合わせの常時対応を実現することにしました。
【導入後】
- 24時間365日フリーダイヤルで、アクセス情報や診療予約、インフルエンザワクチンの料金等を、音声やSMSで案内。
- 電話の着信データを電子カルテや患者管理システムに取り込み、データ蓄積。
CallCall-IVR
の自動案内を体験
導入効果の一例
コストダウンと効率化
電話業務が80%※減った！
クリニックにかかってくる電話を音声案内と予約フォーム誘導で80%自動化。メニュー選択で、診療予約のURLをショートメッセージで送信。
※2019年1月～12月のご契約企業様の自動化率平均値
（当社調べ）
機会損失の阻止
診療時間外のお問い合わせ
1,650件/月着信の「約38%」が時間外の電話
電話を自動化することで、早朝/夜間の機会損失を阻止
導入前には取りこぼしていた電話にも対応が可能に！
電話対応件数の向上
半自動化で対応率200%へ
お客様からの電話連絡のうち、決まりきったお問い合わせを自動受付。増員することなく電話対応件数を2倍に。
よくある質問
- 電話システムってよくわからない。。専門知識がないと使えないですか？
-
いいえ。そんなことはありません。お客様はガイダンスやコールフローなどのコンテンツ作成に集中できます。
複雑な電話設定や番号手配は弊社にお任せください。
- 自動音声は失礼にあたりませんか？
-
いいえ。最近は大企業のコールセンターでも自動音声を採用しています。人に近い自然な音声なので違和感はありません。
もし自動音声が気になる場合は、ナレーター録音による音声ファイルを使用することもできます。
- オペレーターがいらなくなってしまうの？
-
いいえ。人でしか対応できない内容や複雑なお問い合わせは今までどおり
オペレーターが対応となります。 予約受付やキャンセルなどルーティン化しているお問い合わせを電話自動化することで、
コストを削減しながらオペレーターの負荷も大幅に低減します。
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